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Einladungsschreiben muss formal korrekt sein

Ein wichtiger Punkt bei der Planung der Firmenjubiläumsfeier ist die Einladung. Firmenjubiläum oder Firmenfest – zum endgültigen Gelingen der Veranstaltung benötigt man ein gut durchdachtes Einladungsschreiben.

Die Planungen für das Firmenjubiläum laufen auf Hochtouren, alle sind mit der Organisation und der Ablaufsabwicklung seit Monaten beschäftigt und trotzdem befindet man sich noch nicht auf der Zielgeraden. Denn noch gilt es ein wichtiges Bestandteil, das nicht unwesentlich zum Erfolg der Feier beiträgt, zu planen: das Einladungsschreiben. Wenn es sich um eine große Firmenjubiläumsfeier handelt muss sehr viel Sorgfalt auf die Gestaltung, den Text und den Zeitpunkt der Versendung gelegt werden um nicht den Erfolg des Festes zu schmälern. Umso offizieller der Anlass ist, umso mehr “prominente“ Gäste geladen werden, wenn Presse und Medien anwesend sind, bedarf es bei der Gestaltung der Einladungsschreiben professioneller Hilfe um nicht über versteckte Fallstricke zu stolpern. Auf keinen Fall sollte man für solch kostspielige Feiern fertige Vordrucke verwenden. Bei großen Firmen sollte zum Beispiel auf das einheitliche Erscheinungsbild geachtet werden – auch bei der Einladung. Firmenjubiläum oder Firmenfest sind ausgezeichnete Möglichkeiten für ein Unternehmen Imagepflege zu betreiben, deshalb sollte jeder der eine Einladung erhält, diese sofort mit dem Unternehmen identifizieren können.

Einladung Firmenjubiläum: Einladungsschreiben muss gut durchdacht sein um Fauxpas zu vermeiden

Wenn die grafische Gestaltung abgeschlossen ist, geht es an die korrekte Formulierung der Einladung. Firmenjubiläum als Grund für die Einladung sollte sowohl bei gewählter Briefform, als auch bei Kartenform angeführt werden. Es kann von Vorteil sein wenn man sich eine kleine Checkliste für die Formulierung des Einladungsschreibens erstellt. Außer dem Namen des Gastes und dessen Begleitperson sollten der oder die Titel angeführt werden. Dann folgen der Anlass der Einladung, das Datum, der Ort und der Veranstaltungsbeginn. Weiters können Wegbeschreibungen, Hotelprospekte bei Gästen mit weiterer Anreise und Antwortkarten beigefügt werden. Die Uhrzeit für den Veranstaltungsbeginn sollte mit c.t. (cum tempore) oder s.t. (sine tempore) angegeben sein damit der Gast weiß ob pünktliches erscheinen oder die viertelstündliche Toleranzgrenze erwünscht ist. Bei Einladungsschreiben für große Veranstaltungen sollte auch ein Dress-Code angegeben werden. Der beinahe wichtigste Punkt aber ist die zeitgerechte Versendung. So sollte die Einladung wichtige Gäste mindestens 4 Wochen vor dem Ereignis erreichen.