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Email verschicken – aber richtig

Das wichtigste Kommunikationsmittel sind heute Emails. Wer Emails verschicken will, sollte jedoch einige Grundregeln beachten. Denn auch beim Email verschicken gelten allgemeine Höflichkeitsregeln.

Weder aus dem beruflichen, noch aus dem privaten Alltag sind Emails heute noch wegzudenken. Sie werden täglich in großen Mengen verschickt und bieten dabei zahlreiche Vorteile. Wer Emails verschicken kann, ist sicher, dass die Informationen den Empfänger besonders schnell erreichen. Doch im Zuge der Hektik des Alltags werden hier immer wieder einige Fehler begangen. Diese sind vor allen Dingen darin zu finden, dass auf jegliche Höflichkeit in Emails verzichtet wird. Grundsätzlich sollte man eine Email verschicken, die mit Anrede und Grußformel versehen ist. Außerdem ist großer Wert auf die Rechtschreibung zu legen, insbesondere im geschäftlichen Bereich. Schnell entsteht ein negativer Eindruck vom gesamten Unternehmen, wenn bei den Emails nur bedingt auf Rechtschreibung, Ausdrucksweise und Co. geachtet wird.

Um mehr Zeit zu sparen, werden viele Emails mit Anhängen kommentarlos verschickt. Auch dies macht keinen professionellen Eindruck, kann im Ernstfall gar dazu führen, dass die Kunden Abstand von einem Unternehmen nehmen. Denn Emails verschicken heißt, im Kontakt mit dem Kunden zu bleiben. Dies ist natürlich nicht möglich, wenn nicht einmal ein paar Worte in der Email geschrieben werden. Wer eine Email verschicken will, kann sich zwar kürzer fassen, als bei einem formvollendeten postalischen Anschreiben, dennoch sollten die Grundlagen der Höflichkeit auf jeden Fall gewahrt bleiben.

Viele Fehler beim Emails verschicken und wie man eine Email verschicken sollte

Wer auf eine Grußformel verzichtet, wird schnell als unhöflich und unprofessionell angesehen. Damit es gar nicht erst soweit kommt, kann man sich das Ganze erleichtern. Die modernen Email Programme erlauben es, den Emails eine Signatur anzuhängen. In dieser ist üblicherweise die Firmenanschrift enthalten, ebenso sollten die Kontaktdaten hier aufgeführt werden. Damit können Kunden schnell und einfach darauf zugreifen und es wird das Maß der Höflichkeit gewahrt, weil in der Signatur bereits eine Grußformel enthalten ist.

Weiterhin kann die Rechtschreibprüfung bei fast allen Programmen eingeschaltet werden. So stechen evtl. Tippfehler sofort ins Auge und können noch vor dem Versenden der Email ausgebessert werden. Wichtig ist ebenfalls ein aussagekräftiger Betreff, damit die Email möglichst gleich gelesen und nicht erst einmal zu den Akten gelegt wird.