Finanzen

Fahrtkosten als Werbungskosten oder Betriebsausgabe

Fahrtkosten als Werbungskosten
Fahrtkosten als Werbungskosten oder Betriebsausgabe

Hierzulande steht es Unternehmern, Selbständigen oder Arbeitnehmern zu, Fahrtkosten für dienstliche oder partiell auch private Fahrten steuerlich abzusetzen. Entscheidende Komponenten sind die aktuelle berufliche Situation sowie der Zweck der Fahrten, inwiefern die Fahrtkosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden können.

Welche Fahrtkosten sind steuerlich absetzbar?

Im steuerlichen Zusammenhang werden die Kosten als Fahrkosten betrachtet, die für Fahrten zur Arbeitsstätte sowie durch andere dienstliche Fahrten notwendig sind. Unter speziellen Umständen werden Privatfahrten ebenfalls steuerlich berücksichtigt. Möglich sind drei Formen einer steuerlichen Absetzbarkeit:

Werbungskosten für Angestellte und Selbständige

Angestellte sowie Selbständige sind berechtigt, Fahrten zum Arbeitsplatz als sogenannte Pendlerpauschale bzw. Werbungskosten geltend zu machen.

Betriebsausgaben für Unternehmer und Selbständige

Der Riege der Betriebskosten gehören beispielsweise finanzielle Aufwendungen für Fahrten zur Kundschaft, Dienstreisen und die Fahrtkosten an, die angestellte Mitarbeiter für ihre Unternehmen durchführen. Überschreiten Fahrtkosten von Selbständigen durch Werbungskosten vorgeschriebene Pauschalbeträge, können diese Aufwendungen ebenfalls als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Sonderaufwendungen für Angestellte, Unternehmer und Selbständige

Fallen Fahrtkosten infolge einer eigenen Krankheit oder der Erkrankung bzw. Behinderung nahestehender Angehöriger an, können diese Fahrtkosten unabhängig von der beruflichen Situation ebenfalls als außergewöhnliche Belastung steuerlich abgesetzt werden.

Kfz - Privat- oder Betriebsvermögen
Bei einer Fahrtkostenabrechnung für Unternehmer und Selbständige muss zunächst festgelegt werden, inwiefern das genutzte Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen angehört

Wie rechnen Selbständige und Unternehmer Fahrtkosten ab?

Bei einer Fahrtkostenabrechnung für Unternehmer und Selbständige muss zunächst festgelegt werden, inwiefern das genutzte Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen angehört. Diese Entscheidung hängt von der Frage ab, wie oft und für welchen Zweck der Firmen-Pkw genutzt wird.

Für eine betriebliche Nutzung von maximal zehn Prozent gehören die Ausgaben zum Privatvermögen. Bei einer betrieblichen Nutzung von über 50 Prozent wird der Firmenwagen als Betriebsvermögen betrachtet.

Beläuft sich die betriebliche Nutzung auf 10 bis 50 Prozent, dürfen Selbständige und Unternehmer die Zuordnung zwischen Betriebs- und Privatvermögen selbst festlegen.

Gehört das Kfz dem Privatvermögen an, werden Fahrtkosten im Regelfall als Werbungskosten durch die Entfernungspauschale abgerechnet. Gehört der Wagen dem Betriebsvermögen an, werden Fahrtkosten als Betriebskosten betrachtet.

Wie werden Fahrtkosten im Idealfall abgerechnet?

Die unkomplizierteste Methode zur Berechnung von Fahrtkosten erfolgt über die Entfernungspauschale. In diesem Fall werden Fahrtkosten als Werbungskosten betrachtet. Die Entfernungspauschale wird für einfache Fahrten von der Werbung bis zum Arbeitsplatz und für weitere dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug mit 30 Cent je Kilometer verrechnet. Diese Pauschale dürfen Steuerzahler allerdings nur auf Grundlage der tatsächlichen Arbeitstage je Jahr und nur einmal je Arbeitstag berechnen. Pro Kalenderjahr dürfen maximal 4.500 Euro angestzt werden.

Über die Entfernungspauschale können Fahrtkosten sogar dann abgerechnet werden, falls der Arbeitsweg anstatt mit einem Pkw zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird. Sind die jährlichen Fahrtkosten höher als 4.500 Euro, dürfen Selbständige betriebliche Ausgaben geltend machen, falls das Auto dem Privatvermögen angehört. Dieselben Regelungen gelten, falls unterschiedliche Tätigkeit Arbeitsstätten angefahren werden. Diesen Fahrtkosten gehören Aufwendungen für Kraftstoff, Versicherungen, die Kfz-Steuer, Abschreibung sowie Instandhaltung an.

Details zur Abrechnung

Zuerst werden die Ausgaben zusammengerechnet, um diesen Wert durch die Anzahl absolvierter Kilometer zu teilen. Dadurch entsteht eine individuelle Kilometerpauschale, welche die Entfernungspauschale von 30 Cent je Kilometer übersteigt. Über diese individuelle Kilometerpauschale und dienstlich absolvierte Kilometer werden somit tatsächliche Fahrtkosten berechnet.

Wer die Fahrten mit einem Dienstwagen vornimmt, kann die Fahrtkosten generell als Betriebsausgaben ansetzen.

Damit die Fahrtkosten detailliert von Aufwendungen für Privatfahrten mit einem Dienstwagen getrennt werden können, sind eine Anwendung der 1-Prozent-Regelung oder die Vorlage eines Fahrtenbuchs die richtige Wahl.

Wie rechnen Arbeitgeber Fahrtkosten ab?

Arbeitgeber dürfen die Fahrtkosten als Betriebsausgaben absetzen, die für Angestellte während ihrer Tätigkeit anfallen. Neben Fahrten zum Kunden gehören diesen Aufwendungen Fahrtkosten für all die Dienstreisen an, welche Arbeitnehmern im Regelfall komplett erstattet werden.

Darüber hinaus haben Arbeitgeber die Option, ihren Angestellten Fahrtkostenzuschüsse für Wege zu den Arbeitsstätten zu gewähren. Dieser Zuschuss ist im direkten Vergleich zu Lohnerhöhungen steuerlich günstiger. Schließlich fallen nur 15 Prozent der Lohnsteuer und keine Sozialabgaben hierfür an. Alternativ kann der Zuschuss vollständig als Betriebsausgabe berechnet werden.

Wie werden Fahrtkosten für Arbeitnehmer richtig abgerechnet?

Arbeitnehmer profitieren von der Entfernungspauschale, indem sie angefallene Fahrtkosten von der Wohnung bis zum Arbeitsplatz von der Steuer absetzen. Allerdings wird auch für Arbeitnehmer nur eine einfache Fahrt bzw. eine Fahrt je Arbeitstag berücksichtigt. Ist aus beruflichen Gründen eine doppelte Haushaltsführung erforderlich, dürfen Steuerzahler zudem eine weitere einfache Fahrt je Woche zwischen beiden Haushalten mit einem Betrag von 30 Cent pro Kilometer absetzen.

Kosten für Dienstfahrten trägt im Regelfall der Arbeitgeber. Dementsprechend dürfen Arbeitnehmer diese Kosten auch nicht steuerlich absetzen, weil die Fahrtkosten für die Arbeitnehmer keine Belastung sind. Gut zu wissen: Der Anspruch auf diese Kostenerstattung kann verfallen. Deshalb müssen eventuell Fristen eingehalten werden.

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber
Leisten Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten oder übernehmen diese Fahrtkosten sogar komplett, profitieren Arbeitnehmer von einem finanziellen Vorteil

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Leisten Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten oder übernehmen diese Fahrtkosten sogar komplett, profitieren Arbeitnehmer von einem finanziellen Vorteil. Dieser Zuschuss wird mit 15 Prozent der Lohnsteuer versteuert. Sozialangaben sind nicht fällig. Der Kostenaufwand ist für Arbeitnehmer wesentlich geringer, weil Arbeitgeber in diesem Fall die Fahrtkostenabrechnung gegenüber dem Finanzamt übernehmen. Dann darf der Zuschuss in Form von Fahrtkosten über die Arbeitnehmer nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden.

Als nachteilig wirkt es sich bei diesem Modell aus, dass der Lohn des Arbeitnehmers die Basis für Arbeitslosen- und Krankengeld bildet. Durch einen Zuschuss zu den Fahrtkosten erhöhen sich deren Anteile.

Geld sparen mit einer richtigen Berechnung von Fahrtkosten

Unternehmer, Arbeitnehmer und Selbständige haben einen finanziellen Vorteil davon, Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen. Diese finanziellen Aufwendungen können über Pauschalen oder eine Abrechnung tatsächlicher Kosten abgesetzt werden. Fahrtkosten sind entweder als Betriebsausgaben, Werbungskosten oder außergewöhnliche Belastung steuerlich absetzbar.

Dementsprechend stehen unterschiedliche Optionen für eine Fahrtkostenabrechnung zur Wahl. Weil sich die Höhe der Steuerersparnis jedoch unterscheidet, ist es unter Umständen sinnvoll, optional ein Fahrtenbuch zu führen oder Abschreibungen vorzunehmen.