Einzug der Digitalisierung im Büroalltag
Aus unserer heutigen Zeit sind Computer oder digitale Geräte wie Handys und Tablets nicht mehr wegzudenken. Nicht nur für die Nutzung des Internets und der sozialen Netzwerke spielt die zunehmende Digitalisierung eine tragende Rolle, sondern auch für die Arbeit im Büro. Diese wird durch die digitalen Möglichkeiten stark beeinflusst und auch verändert.
Inhaltsverzeichnis
Büros im Wandel der Zeit
Heutzutage ist es in den meisten Büros üblich, mit Geschäftspartnern oder Kollegen via Video-Telefonie oder E-Mails zu kommunizieren. Ein Zugang oder eine Archivierung von Dokumenten erfolgt immer häufiger über Clouds.
Zusätzlich gewinnen Arbeitsmodelle wie Remote Working, New Work oder Homeoffice zunehmend an Bedeutung.
Die Digitalisierung vereinfacht dabei durch ihre Vorteile die Arbeit im Büro maßgeblich. Immer häufiger gehören Arbeitswelten der Vergangenheit an, in denen Aktenschränke mit Dokumenten vollgestopft waren. Stattdessen setzt sich vermehrt das sogenannte papierlose Büro durch, weil sich der Papierbedarf im Büroalltag zunehmend auf ein Minimum reduziert.
Vorteile digitalisierter Büros
In eher wenig digitalisierten Büros stehen Betroffene oftmals vor der Herausforderung, riesige Kisten an Dokumenten zu stapeln oder handschriftliche Notizen nach langer Zeit noch zu entziffern. Für diesen Fall erschaffen digitale Lösungen zentrale Formen der Datenspeicherung, die durch alle Mitarbeiter bequem vom PC sowie digitalen Endgeräten zugänglich sind.
Es bedarf nur weniger Mausklicks, um Dokumente zu lesen oder zu finden. Ebenso unkompliziert ist eine einfache Anschlusssuche, da Mitarbeiter eines Büros zumeist nur bestimmte Unterlagen umfassender Akten benötigen. In digitalisierten Archiven sind gewünschte Dokumente somit schnell zugänglich.
Tipps für eine reibungslose Digitalisierung des Büros
Heutzutage hat die Digitalisierung mehr oder weniger in jedem Büro Einzug gehalten. Denn auch in weniger fortschrittlichen Büros erfolgt die Kommunikation mit der Klientel oder Geschäftspartnern zunehmend per E-Mail.
Für die Etablierung eines papierlosen Büros ist eine Bestandsaufnahme unerlässlich.
Dabei stellen Bürobetreiber fest, welche Unternehmensbereiche bislang noch nicht digital erfasst wurden. Bei der digitalen Archivierung von Dokumenten ist es zwingend notwendig, die Originalpapiere nach dem scannen und archivieren DSGVO-konform zu vernichten.
Dazu müssen die Dokumente anschließend beispielsweise durch einen Aktenvernichter geschreddert werden. Wichtige Instrumente und Tools für digitalisierte Büros sind außerdem Cloudsysteme, Dokumentenscanner und digitale Kalender. Zugleich haben sich digitale Pinnwände bewährt.
Maximale Datensicherheit und Kostenersparnis
Häufig ist es üblich, dass nicht alle Angestellten uneingeschränkt auf alle Firmenunterlagen zugreifen können. In digitalisierten Büros können Angestellte deshalb Rechte verteilen, welche Mitarbeiter in welche Unterlagen einsehen dürfen. Die Datensicherheit verbessert sich, da Unbefugte nicht in die Dokumente einsehen dürfen Die Digitalisierung von Dokumenten spart viel Material, Kosten und auch Zeit ein.
Automatisch entfallen alle Kosten, um Unterlagen wie Rechnungen auszudrucken. Außerdem müssen Unternehmen keine zusätzlichen Kosten in Regale oder Lager investieren.
Guter Kundenservice
In einem digitalisierten Büro verbessern sich Arbeitsabläufe zumeist automatisch. Eine positive Wirkung hat die Digitalisierung ebenfalls für den Kundenservice, da Außendienstmitarbeiter in Kundengesprächen beispielsweise jederzeit alle wichtigen Daten abrufen können.
Von den gleichen Vorteilen profitieren Servicemitarbeiter, weil Angestellte durch die Digitalisierung Kundenanliegen kompetent bearbeiten können. Von Vorteil ist es für einen guten Kundenservice auch, dass alle wichtigen Unterlagen einfach per Mail versandt werden können. Je nach Inhalt, wird diese einfach verschlüsselt, um zu gewährleisten, dass nur der vorgesehene Empfänger den Inhalt der Mail öffnen und lesen kann.
Bessere Flexibilität und Personalplanung
Die Digitalisierung ermöglicht einen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen von nahezu jedem beliebigen Ort. Oftmals ist es noch nicht einmal erforderlich, direkt im Büro anwesend zu sein oder im Homeoffice zu arbeiten. Diese Möglichkeiten eröffnen für Arbeitgeber und Angestellte zahlreiche Vorteile.
Positive Effekte für die Personalplanung hat ein digitalisiertes Büro auch deshalb, weil Vertreter – beispielsweise im Falle einer Erkrankung – ebenfalls schnell an alle wichtigen Unterlagen gelangen.
Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf die Unterlagen lässt möglicherweise sogar Einsparpotential für Personal zu.
Bessere Wettbewerbsfähigkeit
Digitalisierte Datenarchive bilden eine wichtige Grundlage, um sich nach Bedarf mit anderen Zweigstellen oder externen Mitarbeitern zu vernetzen. Somit steht einer unkomplizierten Projektarbeit nichts im Wege.
Auf diese Weise eröffnen sich sogar Optionen, um mit anderen Unternehmen oder Kunden zu kooperieren – vorausgesetzt, alle Beteiligten verfolgen ähnliche digitale Ziele.
