Das richtige Content Management System auswählen – Tipps und Tricks
Welches Content Management System darf es sein? In Unternehmen aller Größen zeichnet sich die Einführung eines CMS durch ein Maximum an Komplexität aus. Dabei gilt es bei der Wahl des Systems, auf die wichtigsten Punkte zu achten.
Inhaltsverzeichnis
Entsprechen die Besonderheiten den Anforderungen der Unternehmen?
Bereits in kleinen oder mittelgroßen Unternehmen spielt die Wahl des richtigen CMS für professionelle Webseiten eine wichtige Rolle. Dieser Bedarf ist beispielsweise dem stetig ansteigenden komplexen Markt- sowie Technologieumfeld sowie der großen Auswahl an Anbietern und Systemen geschuldet. Diese Komplexität hat zur Folge, dass Anforderungen an die CMS häufig nicht genügend beschrieben werden. Im Gegenzug mangelt es jedoch an einem guten Überblick über individuelle Leistungsmerkmale sowie andere Kriterien.
Ergänzend zu einem gut geeigneten Projektmanagement lässt sich das Auswahlrisiko insbesondere durch einen Vergleich aller wichtiger Beurteilungscluster mit individuellen Anforderungen und Vorstellungen reduzieren.
Einfache und intuitive Bedienung
Neben dem Funktionsumfang ist eine einfache Bedienung eines der wichtigsten Kriterien für die Nutzer des Systems. Anforderungen an ein einfaches Handling sind insbesondere für die Contenterstellung und Contentoptimierung besonders hoch. Deshalb ist es bei einem guten Content Management System beispielsweise wichtig, dass Ressourcen wie Bilder oder Texte für Menschen und Suchmaschinen so gut wie möglich aufbereitet sind.
Zudem ist ein gutes CMS in der Lage, einfach bedienbare Tools wie Drag- und Drop-Funktionen oder fertige Seiten- und Modul-Templates einfach bereitzustellen.
Eine Verwaltung sowie Einbindung von Dateien, Multimediaelementen oder Links ist ohne Programmierkenntnisse ebenfalls unkompliziert möglich.
Prozesse sowie Workflow
Ein optimaler redaktioneller Workflow ist unerlässlich, falls mehrere Personen an einer Webseite tätig sind. Diese Vorgehensweise ist in den meisten Unternehmen sogar üblich. Neben einer Regelung organisatorischer Fragen stehen Aspekte wie Sicherheit und Qualität im Fokus.
Deshalb ist ein gutes Content Management System in der Lage, Teamarbeit zu fördern sowie Teamabläufe mit gut durchdachten Workflows zu bereichern.
Besonderheiten des Multi Device und Multichannel-Publishing
Heute ist die eigene Webseite längst nicht mehr das “einzige Tor zur Außenwelt” mit digitalen Kunden. Einige der wichtigsten Kanäle sind der Corporate Blog, die Website eines Unternehmens, Newsletter, ein Shop sowie Social Media Profile. Doch nicht nur die Anzahl an Kanälen, sondern ebenfalls die Anzahl an internetfähigen und somit relevanten Endgeräten haben sich deutlich erhöht. Deshalb hängt der Besuch einer Webseite nicht mehr nur von einem Laptop oder Computer ab.
Zugleich ist es allen Kunden wichtig, gewünschte Informationen an jedem Ort und zu jeder Zeit über das bevorzugte Endgerät abzurufen. Die Anforderungen an ein gutes CMS müssen deshalb gewährleisten, einen repräsentativen Markenauftritt für alle Geräte und Touchpoints für die Costumer Journey bereitzustellen.
Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit
Marktanforderungen befinden sich in einem stetigen Wandel. Aufgrund zunehmender Digitalisierung beschleunigten sich Prozesse derart, dass Unternehmen einem völlig neuartigen und digitalen Umfeld ausgesetzt sind. Diese Entwicklung wird sich zukünftig vermutlich noch einmal deutlich verstärken und sich 1:1 auf den Betrieb sowie die Auswahl der CMS auswirken. In einer frühen Projektphase ist es außerdem schwierig, alle Anforderungen genau zu definieren. Schließlich stellen sich diese Bedingungen häufig erst in späteren Projektphasen oder im laufenden Betrieb heraus. Deshalb ist es besonders schwierig, Systeme zu finden, die alle zukünftigen Anforderungen abdecken.
Um die Content Management Systeme stets aktuellen Anforderungen anzupassen, sollten die Tools deshalb einen Großteil der Anforderungen out-of-the-box abdecken, Optionen einer etwaigen Erweiterung einschließen sowie flexibel an alle Anforderungen anpassbar sein.
Wie integrationsfähig sind die Systeme?
Zusätzlich zur Flexibilität spielen Faktoren wie Skalierbarkeit sowie Integrationsfähigkeit eine ausschlaggebende Rolle. Für viele Anwendungsfälle sind dabei Daten aus Fremdsystemen notwendig. Können einzelne Systeme nur durch hohen Aufwand in bestehende IT-Strukturen involviert werden, sind diese Anforderungen gut zu bewerkstelligen. Außerdem muss ein gutes CMS in der Lage sein, steigenden Anforderungen zu entsprechen und deshalb beispielsweise Lastverteilungen auf mehrere Server oder Anwendungen vorzunehmen.
Hierbei sollte überprüft werden, inwiefern und zu welchen Kosten diese Anpassung vorgenommen werden kann.
Preise und Kosten der CMS
Kosten für die Anschaffung eines CMS variieren deutlich. Die Bandbreite ist groß und reicht von kostenfreien Angeboten bis hin zu Services mit Kosten im fünfstelligen Bereich. Allerdings sollten sich Nutzer stets vor Augen führen, dass der Anteil für die Lizenzkosten am Gesamtpaket vergleichsweise gering ist.
Vielmehr fallen bei einem Content Management System ebenfalls Kosten für etwaige Erweiterungen, Hosting, Implementierung bzw. Integration, Erhaltung und Pflege, Anpassung sowie den Betrieb und die Bedienung an.
Der Kostenaufwand ist im Zusammenhang mit einem CMS stets gegeben. Allerdings gibt es keine pauschale Antwort auf die Frage, wie hoch die Gesamtkosten sowie der Kaufpreis letztendlich sein werden. Die Preise orientieren sich stets an der Art sowie dem Umfang des Projekts. Generell ist das Preis-Leistungs-Verhältnis wichtiger als die nominale Höhe von Lizenzkosten.
